1. PREMESSA
Deoflor è una Società per Azioni, italiana ma di vocazione internazionale, fondata nel 1961. Dal 1980 è guidata dalla famiglia Guenzi-Bellotti che, oltre a possedere il controllo del pacchetto azionario, è membro del Consiglio di Amministrazione ed è direttamente coinvolta nella gestione aziendale.
L’impegno quotidiano di Deoflor e di tutto il suo personale è rivolto ai Clienti e si concretizza nel conoscere profondamente le loro esigenze al fine di operare in termini collaborativi e sinergici. È interlocutore unico, capace di occuparsi dell’intero processo di analisi, progettazione e realizzazione di prodotti chimici nel settore household.
La complessità delle situazioni in cui si trova ad operare – esporta la maggior parte della propria produzione e si avvale di molti fornitori stranieri – le sfide dello sviluppo sostenibile in cui è coinvolta e la necessità di tenere in considerazione gli interessi di tutti gli Stakeholder rafforzano l’importanza di definire con chiarezza i valori e le responsabilità che la stessa riconosce, condivide e assume.
Per queste ragioni è stato predisposto il Codice Etico, la cui osservanza da parte di tutti gli stakeholder di Deoflor (amministratori, sindaci, management, dipendenti, consulenti esterni, fornitori, appaltatori, ecc) sia in Italia che all’estero, è di importanza fondamentale ed è alla base dei suoi principi gestionali e della sua reputazione.
2. MISSION e VALORI
La nostra Mission è creare valore per il Consumatore finale insieme ai nostri Clienti, grazie alla passione e alle competenze del nostro Team, attraverso lo sviluppo e il miglioramento delle tecnologie e dei processi per offrire soluzioni di Total Daily Care con prodotti belli, efficaci, sicuri, competitivi e sostenibili.
I Valori ai quali si ispirano i nostri progetti e sui quali si basano le nostre attività quotidiane sono:
SQUADRA
PASSIONE
ECCELLENZA
AFFIDABILITÀ
CREAZIONE DI VALORE
3. INTRODUZIONE AL CODICE ETICO
I valori e i principi fondanti di Deoflor vengono espressi nel Codice Etico e sono approvati dai vertici aziendali. Questo permette di condividere la cultura aziendale e fornisce una guida per le attività e i comportamenti.
Il presente Codice rappresenta il documento fondante dell’etica di Deoflor, che tutti i destinatari sottoscrivono nel momento in cui iniziano la loro collaborazione con l’Azienda, e uno strumento di fondamentale importanza per una crescita etica e sostenibile del business.
Il Codice Etico è indirizzato a: amministratori, sindaci, dirigenti, consulenti esterni, fornitori, appaltatori, personale impiegatizio e operaio, sia dipendente che non, agenti, rappresentanti, ecc.
Il rispetto del codice è vincolante per tutti coloro che lo sottoscrivono, così come è d’obbligo il rispetto delle norme dell’ordinamento giuridico in cui essi operano (nazionale, sovranazionale o straniero) e le prescrizioni contenute nei contratti collettivi.
Chi riveste ruoli di responsabile o dirigente deve essere di esempio per gli altri, dimostrando che il rispetto del Codice Etico è parte fondamentale del nostro lavoro quotidiano e che i risultati di business non vanno mai disgiunti dall’osservanza dei principi in esso contenuti.
Deoflor si impegna a informare dell’esistenza del Codice tutti coloro con cui entra in rapporti d’affari, chiedendone la sua adozione come requisito di base per proseguire o instaurare ogni forma di collaborazione.
Tutti siamo chiamati a vigilare sul rispetto del Codice Etico e a segnalare, tramite i canali identificati, ogni violazione ad esso.
4. DIRITTI UMANI
4.1 Deoflor rispetta le leggi locali, nazionali e le altre leggi applicabili, le norme prevalenti di settore, gli strumenti internazionali in materia di Diritti Umani e del Lavoro, le altre normative e disciplinari ai quali l’organizzazione aderisce. Quando tali leggi, norme o requisiti riguardano lo stesso tema, è applicata la disposizione che risulta più restrittiva.
4.2 Deoflor rispetta i Diritti Umani riconosciuti a livello internazionale, da intendersi come quelli espressi nel “International Bill of Human Rights” (che comprendono UDHR, ICESCR, ICCPR) e i principi relativi ai diritti fondamentali stabiliti nella “Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work” da ILO, ovvero, in modo sintetico e non esaustivo:
Libertà ed eguaglianza degli esseri umani
Diritto a non subire discriminazioni di qualsiasi tipo
Diritto alla vita
Libertà dalla schiavitù
Diritto a non subire tortura
Diritto di riconoscimento ed eguaglianza di fronte alla legge
Diritto di accesso al sistema giudiziario
Diritto a non essere arrestati o detenuti arbitrariamente e habeas corpus
Diritto a un giusto e imparziale processo senza pene retroattive
Presunzione d’innocenza
Diritto alla privacy
Libertà di movimento
Diritto d’asilo
Diritto alla nazionalità
Diritto a fondare una famiglia e al matrimonio
Diritto alla proprietà
Libertà di pensiero, religione, credenza
Libertà di parola ed espressione
Libertà di riunione
Diritto di partecipare alla vita pubblica e politica
Diritto alla sicurezza sociale e all’assicurazione sociale
Diritto al lavoro
Diritto al tempo libero e al risposo
Diritto ad un adeguato standard di vita
Diritto all’educazione
Diritto di prendere parte alla vita culturale, artistica e scientifica
Diritto ad un mondo giusto e libero
Dovere verso la propria comunità
Inalienabilità dei diritti
Diritto all’autodeterminazione
Diritto a formare e ad aderire a organizzazioni sindacali
Diritto al congedo parentale e alla tutela dei minori
Diritto alla salute
Libertà dalla privazione
Diritto di protezione legale e di azione legale
Libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva
Proibizione della propaganda della guerra e dell’incitamento alla discriminazione e alla violenza
Diritti delle minoranze
Divieto di lavoro obbligatorio e forzato
Divieto del lavoro infantile
Diritto ad un ambiente di lavoro sano e sicuro
4.3 Deoflor si propone di valutare gli impatti che la sua attività può avere sul rispetto dei Diritti Umani e di identificare i principali Stakeholder e le questioni emergenti in questo ambito: ove vengano rilevati impatti avversi sono previste le adeguate contromisure. L’attività di valutazione impatti dovrà essere implementata entro un anno dall’ultima revisione del Codice e revisionata periodicamente o in caso di cambiamenti rilevanti. L’esito di tale attività è contenuto in documento dedicato.
4.4 L’azienda ha designato una persona responsabile all’implementazione degli standard che riguardano i Diritti Umani (Marco Guenzi, parte del CdA).
4.5 E’ attivo un meccanismo di Segnalazione e Gestione dei Reclami (vedi art.9)
4.6 Deoflor rispetta la Privacy dei lavoratori ed ha un sistema per la gestione dei dati personali (vedi Sistema di Gestione Privacy GDPR; vedi P16)
5. SISTEMA DI GESTIONE E IMPLEMENTAZIONE DEL CODICE
5.1 E’ nominato un responsabile del rispetto del Codice Etico (Sara Ciambella, Responsabile del Personale).
5.2 La compliance al Codice Etico viene garantita dalla formazione / informazione al personale, dalla presenza di procedure dedicate e Sistemi di Gestione, dalla comunicazione a tutte le parti interessate, dalla presenza di un sistema di Segnalazione/Reclamo anche in forma anonima, dalla presenza di un Responsabile del rispetto del Codice e di un Responsabile del rispetto dei Diritti Umani, dalla collaborativa vigilanza di tutto il personale. E’ previsto che vengano effettuati audit interni in casi specifici.
5.3 La formazione / informazione sul Codice Etico viene erogata all’atto dell’assunzione dal Responsabile dell’implementazione del Codice che registra copia firmata dello stesso dal lavoratore. Sono previsti refresh periodici o in caso di mutamenti sostanziali del Codice.
5.4 I Codici Etici e di Condotta dei Clienti che ne richiedono applicazione sono conservati nel loro ultimo aggiornamento in cartella aziendale dedicata (Doc_Vari>Sistema Qualità>Policy cliente) che è disponibile in visualizzazione a tutti coloro che hanno accesso alla rete aziendale. Tutti sono tenuti a prenderne visione e ad applicarli per quanto di propria competenza.
5.5 I rapporti con soggetti esterni all’organizzazione aziendale (ad es. consulenti, fornitori, agenzie, appaltatori, ecc.) sono regolati da contratti ove è inserita una clausola che prevede l’impegno del fornitore a rispettare tutti i principi inseriti nel Codice Etico (“Supplier dichiara di avere preso visione del Codice Etico di Deoflor e assume, con la sottoscrizione del presente contratto, formale impegno a rispettare tutti i principi, obblighi e divieti in esso contenuti e a diffonderlo al proprio interno e ai propri subfornitori”) ovvero è presente una copia cartacea firmata dello stesso. Ogni funzione responsabile del coinvolgimento di terze parti nell’attività di Deoflor è incaricata di ottenere una formale accettazione del rispetto del Codice Etico.
5.6 La funzione HR è responsabile della verifica dell’assenza di evidenze di lavoro forzato, lavoro infantile, discriminazioni, molestie e abusi anche attraverso le procedure e le checklist operative dell’area.
5.7 Deoflor ha numerosi Sistemi di Gestione ed è sottoposta ad Audit di terza parte che ne garantiscono l’imparziale verifica e le conferiscono le relative Certificazioni, in particolare:
Dal 2003 è certificata ISO 9001;
Dal 2012 (come prima azienda italiana) è certificata IFS HPC;
Valuta le condizioni di lavoro e i propri principi etici tramite Audit SMETA
È certificata ISO 14001 (ambiente)
È certificata ISO 45001 (sicurezza sul lavoro).
Dal 2014 ha aderito al programma Responsible Care.
L’analisi dei rischi e l’implementazione di contromisure preventive e correttive sono effettuate nell’ambito dei Sistemi di Gestione applicati, anche attraverso le attività di Audit interno e di terza parte.
6. PRINCIPI FONDAMENTALI
6.1 Lavoro scelto in modo libero
Non c’è lavoro forzato, con vincoli o effettuato in modo non volontario da detenuti. Non si richiede ai lavoratori di “depositare” somme di denaro o lasciare i documenti d’identità col loro datore di lavoro, e i lavoratori sono liberi di lasciare il loro datore di lavoro a seguito di un adeguato preavviso.
6.2 Libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva
I lavoratori hanno il diritto, senza distinzione, di iscriversi a un sindacato o di formare un sindacato di propria scelta e di contrattare collettivamente. Il datore di lavoro adotta un atteggiamento aperto nei confronti delle attività dei sindacati e delle attività organizzative dei medesimi. I rappresentanti dei lavoratori non soffrono alcuna discriminazione e hanno il diritto di svolgere le loro funzioni di rappresentanza sul posto di lavoro. Laddove la libertà di associazione e il diritto alla contrattazione collettiva siano limitati dalla legge, il datore di lavoro facilita, e non ostacola, lo sviluppo di mezzi paralleli per l’associazione e la contrattazione libera e indipendente.
6.3 Condizioni di lavoro sicure e igieniche
Si fornirà un ambiente di lavoro senza pericoli e igienico, tenendo in considerazione le prevalenti nozioni dell’industria e su qualsiasi specifico rischio. Si prenderanno misure adeguate a prevenire incidenti e danni alla salute che derivano da, sono connessi a, o avvengono nel corso del lavoro, riducendo, per quanto ragionevolmente possibile, le cause dei rischi inerenti all’ambiente di lavoro. Deoflor assicura a tutto il personale una formazione periodica ed efficace su salute e sicurezza, incluse istruzioni sul luogo di lavoro e, ove necessario, istruzioni specifiche per la mansione svolta. Tale formazione è ripetuta per il personale nuovo o assegnato a nuove mansioni, nonché in caso di incidenti e quando i cambiamenti tecnologici e/o l’introduzione di nuovi macchinari presentino nuovi rischi per la salute e la sicurezza del personale. I lavoratori avranno accesso a servizi sanitari puliti e acqua potabile, e se applicabile, si forniranno attrezzature igienico-sanitarie dove poter conservare il cibo. Laddove fornito, l’alloggio sarà senza pericolo e adeguato alle necessità basilari dei lavoratori. L’azienda in osservanza del codice assegnerà la responsabilità per la salute e sicurezza sul lavoro a un rappresentante dell’alta dirigenza. Promuoviamo la diffusione di una cultura della sicurezza consapevole, attraverso adeguata formazione e incoraggiando comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori, al fine di preservare, soprattutto con azioni preventive, la loro salute e sicurezza. Tutti siamo responsabili del rispetto delle norme e delle procedure esistenti per la tutela di quanti operano in ambito aziendale e siamo tenuti all’utilizzo dei dispositivi personali di sicurezza ed a segnalare tempestivamente eventuali anomalie. Deoflor valuta tutti i rischi del luogo di lavoro per le lavoratrici puerpere, in gravidanza e in allattamento, compresi quelli legati alla loro mansione lavorativa, al fine di garantire che siano prese tutte le misure ragionevoli per eliminare o ridurre qualsiasi rischio per la loro salute e sicurezza. Laddove l’organizzazione non sia in grado di ridurre o eliminare efficacemente le cause di ogni rischio nel luogo di lavoro, Deoflor fornisce al personale, a seconda delle necessità, appropriati dispositivi di protezione individuale a proprie spese. Nel caso di infortunio sul lavoro, Deoflor fornisce il primo soccorso e assistere il lavoratore affinché riceva le conseguenti cure mediche. Deoflor ha un Sistema di Gestione della salute e sicurezza sul lavoro ed è certificata ISO 45001.
6.4 Non si farà uso del lavoro minorile
Non ci sarà alcuna assunzione di lavoro minorile. Le ditte svilupperanno, adotteranno e contribuiranno a politiche e programmi per provvedere alla transizione dei bambini già impiegati al lavoro, onde metterli nella posizione di frequentare la scuola e mantenere un adeguato livello di educazione finché non saranno più bambini. L’età minima per l’ammissione al lavoro è stabilita dalla Convenzione ILO n.138 in 15 anni, per la legge italiana l’età minima è 16 anni. I bambini e i giovani di età inferiore ai 18 anni non saranno impiegati per lavoro notturno o in condizioni pericolose. Queste politiche e procedure saranno conformi ai provvedimenti degli standard applicabili dettati dall’ILO (“International Labour Organisation”)
6.5 Si pagano salari sufficienti per vivere
Le paghe e benefici pagati per una settimana lavorativa standard corrispondono, come minimo, agli standard di legge nazionali o agli standard di riferimento per l’industria, qualunque dei due sia il maggiore. A tutti i lavoratori saranno fornite chiare informazioni per iscritto sulle condizioni di lavoro per quanto riguarda la retribuzione prima dell’assunzione e sui particolari della propria retribuzione per il periodo in oggetto ogni volta che sono pagati. Non saranno permesse deduzioni dalle paghe come misura disciplinare senza l’espresso consenso del lavoratore interessato. Tutte le misure a carattere disciplinare dovranno essere registrate.
6.6 Le ore di lavoro non sono eccessive
Le ore di lavoro sono conformi alle disposizioni che offrono la massima protezione al lavoratore tra quelle dettate dalla legislazione nazionale, dagli accordi collettivi o dalle successive clausole. L’orario di lavoro, con l’esclusione degli straordinari, dovrà essere definito da contratto e non dovrà eccedere le 48 ore settimanali. Tutti gli straordinari saranno volontari. Lo straordinario sarà usato in modo responsabile, tenendo in considerazione quanto segue: l’entità, la frequenza e le ore lavorate dai singoli lavoratori e dalla forza lavoro nel suo complesso. Non sarà usato per sostituire un impiego regolare. Lo straordinario sarà sempre remunerato con una paga superiore alla norma che si raccomanda non sia mai meno del 125% della retribuzione normale (tale raccomandazione è applicata – secondo CCNL Chimica – per le ore che superano le prima 4 di straordinario, le quali vengono invece remunerate al 110% della retribuzione normale). Il numero totale delle ore lavorate in qualsiasi periodo di sette giorni non eccederà le 60 ore, con l’eccezione delle circostanze di cui alla successiva clausola. Le ore lavorate potranno superare le 60 ore in qualsiasi periodo di sette giorni solo in circostanze eccezionali dove tutti i seguenti requisiti saranno rispettati: è consentito dalla legislazione nazionale; è consentito dall’accordo collettivo negoziato liberamente con un’organizzazione di lavoratori che rappresenti una porzione significativa della forza lavoro; sono state prese appropriate salvaguardie per la tutela della salute e la sicurezza dei lavoratori; il datore di lavoro può dimostrare che si tratta di circostanze eccezionali, come un picco inaspettato della produzione, incidenti o emergenze. I lavoratori devono ricevere almeno un giorno libero in ogni periodo di sette giorni o, dove consentito dalla legislazione nazionale, due giorni liberi per ogni periodo di 14 giorni.
6.7 Non si pratica alcuna discriminazione
Non dovrà esserci alcuna discriminazione nell’assunzione, remunerazione, l’accesso all’addestramento, avanzamento, licenziamento o pensionamento, in base alla razza, casta, nazionalità d’origine, religione, età, disabilità, sesso, stato civile, orientamento sessuale, appartenenza ai sindacati o a partiti politici
6.8 Si fornisce lavoro regolare
Per quanto sia possibile il lavoro effettuato deve essere secondo riconosciuti rapporti di lavoro stabiliti nell’ambito della legge e consuetudini nazionali. Gli obblighi nei confronti dei dipendenti in base alle leggi sul lavoro o sull’assistenza sociale e regole emananti dal rapporto di lavoro a carattere regolare non saranno evitati tramite l’uso di appalti di lavoro, subappalti o accordi di lavoro a domicilio o tramite programmi di apprendistato senza una vera intenzione di impartire alcuna formazione o di fornire impiego regolare, né tali obblighi saranno evitati tramite l’uso eccessivo di contratti di lavoro a termine.
6.9 Non sono consentite pratiche crudeli o inumane
L’abuso fisico o le misure disciplinari fisiche, la minaccia di abuso fisico, il tormento a carattere sessuale o d’altro tipo, l’abuso verbale e altre forme di intimidazione saranno proibite. Il comportamento di ognuno si basa sul rispetto reciproco e 6.10 Diritto al lavoro e immigrazione Possono essere impiegati o utilizzati solo i lavoratori con un diritto legale a lavorare. Il diritto a lavorare, anche per i lavoratori forniti da agenzie esterne, deve essere validato dall’azienda esaminando la documentazione originale.
7. AMBIENTE E SOSTENIBILITÀ
Deoflor rispetta le leggi locali e nazionali in relazione agli standard ambientali e possiede le licenze necessarie per l’utilizzo e l’eventuale smaltimento delle risorse che impiega nella sua attività registrando regolarmente i consumi e gli impatti dei processi aziendali, e recepisce le richieste dei propri Clienti in questo ambito.
Deoflor è certificata ISO 14001 e analizza e valuta tutti gli aspetti ambientali, anche attraverso una specifica analisi del rischio chimico, legati alla propria attività tramite il documento “Analisi Ambientale” che viene redatto annualmente. Questa attività è intesa al monitoraggio e alla progettazione di strategie di miglioramento. La politica aziendale integrata tratta anche gli aspetti legati a sostenibilità e ambiente.
L’azienda aderisce al programma internazionale “Responsible Care” (gestito in Italia da Federchimica) che promuove lo sviluppo sostenibile delle industrie chimiche: ciò consente di valutare il posizionamento delle proprie attività e individuare le strategie da integrare in ambito sostenibilità.
Ci impegniamo a sviluppare prodotti e processi sempre più efficaci nello sfruttamento delle risorse, così da ridurre l’impatto ambientale. Miriamo a ridurre le emissioni, i rifiuti, a riciclare i rifiuti organici, a sviluppare confezioni eco-compatibili ed a ridurre gli sprechi.
Il responsabile in materia ambientale è l’Amministratore Delegato.
8. ETICA AZIENDALE
Tutti coloro che instaurano un rapporto con Deoflor, siano essi dipendenti diretti o collaboratori, devono rendersi garanti, agendo nel rispetto della dignità e della sensibilità altrui, di osservare i elevati standard comportamentali, valorizzando l’affidabilità e l’efficienza dell’azienda.
8.1 Deoflor rispetta le leggi e le normative locali, nazionali e internazionali in materia di pratiche commerciali scorrette e fraudolenti. E’ fondamentale agire in buona fede, con lealtà e trasparenza, nei confronti di tutti i soggetti che entrano in contatto diretto con l’Azienda, siano essi fornitori, Clienti, Consumatori, enti o istituzioni. Non sono pertanto ammesse pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni di vantaggi personali, di carriera o per l’Azienda; le offerte di pagamenti, benefici materiali e altri vantaggi di qualsiasi entità a rappresentanti di governi, pubblici ufficiali e dipendenti pubblici o privati, o loro familiari, con lo scopo di influenzare o compensare un atto del loro ufficio, anche a seguito di pressioni illecite. È vietato offrire o ricevere denaro, regali o benefici a/da terzi anche per interposta persona, al fine di acquisire trattamenti di favore di qualsiasi natura connessi al business aziendale o che possano influenzare l’indipendenza di giudizio di chi li riceve, a vantaggio o a svantaggio dell’Azienda, ovvero tali da ingenerare indebite forzature o situazioni di illegalità o immoralità.
8.2 Sono consentiti atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, se di modico valore e consentiti dalla legge applicabile e tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. Chiunque riceva omaggi, o altra forma di beneficio, non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia, è tenuto a respingerli e a informare tempestivamente il responsabile diretto e il responsabile del rispetto del Codice Etico o gli organismi preposti.
8.3 Per la corretta gestione delle attività aziendali è importante che ogni operazione o transazione sia correttamente e tempestivamente registrata nel sistema gestionale interno. Ognuno, per quanto di sua competenza, è responsabile della veritiera, completa, regolare ed accurata tenuta delle scritture contabili, che dovranno essere compilate in modo conforme alla legge al fine di consentire, in ogni momento, la ricostruzione delle operazioni compiute grazie ad una completa documentazione adeguatamente archiviata. Ci impegniamo a predisporre e verificare con la massima diligenza, perizia e accuratezza i dati e le informazioni destinati alla redazione di bilanci o altre comunicazioni sociali previste per legge. Tutti siamo chiamati a garantire massima disponibilità, trasparenza, accuratezza ed efficienza in relazione a qualsiasi richiesta avanzata dagli Organi Sociali nell’esercizio delle loro funzioni istituzionali.
8.4 Deoflor ha individuato le aree aziendali più vulnerabili nei confronti dell’etica aziendale (Commerciale, Acquisti, Amministrazione, R&D, Amministratori). La formazione e l’informazione sul Codice Etico e sull’Etica aziendale è a cura del Responsabile del rispetto del Codice Etico e si tiene all’atto dell’inizio incarico; è previsto un refresh periodico, anche relativo alla gestione delle situazioni di non conformità.
8.5 I fornitori svolgono un ruolo fondamentale per il miglioramento della competitività complessiva dell’Azienda. Il processo di selezione dei nostri fornitori avviene sulla base a parametri di competenza concorrenza, obiettività, correttezza, eticità, imparzialità, equità nel prezzo, qualità del bene e/o del servizio offerto e di responsabilità sociale. Pur assicurando correttezza e imparzialità, teniamo in considerazione anche l’affidabilità e il rapporto fiduciario creatosi con il fornitore. Ci rifiutiamo di collaborare con fornitori che violino leggi, convenzioni e regolamenti nazionali o internazionali e i diritti fondamentali enunciati nel Codice Etico di Deoflor. I fornitori di qualsiasi bene o servizio sono tenuti al rispetto delle indicazioni sull’Etica aziendale e a segnalare al responsabile del rispetto del Codice Etico (sara.ciambella@deoflor.it) qualsiasi violazione da parte del personale o dei collaboratori di Deoflor.
8.6 Riconosciamo il valore della concorrenza e l’importanza della sua tutela per lo sviluppo del mercato e la salvaguardia degli interessi dei Consumatori. Ci impegniamo a condurre le nostre attività nel pieno rispetto delle regole e delle leggi applicabili nei paesi dove operiamo, in un quadro di trasparenza, onestà, correttezza e buona fede. Rifiutiamo pratiche che pregiudichino la concorrenza e le regole del libero mercato. Riteniamo fondamentale che la competizione con i concorrenti sia leale e focalizzata sull’equità del prezzo in relazione ai requisiti contrattuali, a partire dalla qualità del bene o servizio reso.
8.7 Intratteniamo con Istituzioni Pubbliche, Enti, Autorità, Associazioni rapporti improntati ai più elevati principi di integrità, trasparenza, collaborazione e non ingerenza. Manteniamo aperti i canali di comunicazione con tutti gli interlocutori istituzionali a livello internazionale, nazionale e locale. Qualsiasi forma di eventuale coinvolgimento del nostro personale in attività politiche avviene su base strettamente ed esclusivamente personale.
8.8 Ci impegniamo a mantenere un comportamento decoroso nei luoghi di lavoro. E’ vietato detenere, consumare, offrire o cedere alcol, sostanze stupefacenti o di analogo effetto o di trovarsi altresì sotto l’effetto di tali sostanze. E’ consentito fumare solo ed esclusivamente negli spazi appositamente dedicati e attrezzati, ove disponibili.
8.9 Tutti i beni aziendali messi a disposizione sono strumenti fondamentali per il corretto trattamento di dati personali ai sensi delle normative vigenti e per il raggiungimento dei risultati dell’Azienda. In nessun caso è consentito utilizzare i beni aziendali e le risorse informatiche per finalità contrarie a norme di legge, all’ordine pubblico o al buon costume. Ognuno si impegna ad usare tali beni per motivi di servizio e non per ragioni personali. Tutti sono responsabili della custodia e della conservazione dei beni e delle risorse affidate. In particolare, per quanto riguarda i sistemi informativi, è importante vigilare sulla loro funzionalità e sul loro corretto utilizzo, tutelare i dati personali e le informazioni in essi contenute, mantenere riservate le password ed i codici identificativi ed utilizzare esclusivamente programmi software autorizzati dall’Azienda.
8.10 I dati personali, le informazioni e i documenti riservati e confidenziali costituiscono un patrimonio inestimabile. Spetta pertanto a tutti custodire e proteggere con diligenza e in maniera adeguata i dati personali e le informazioni di cui siamo a conoscenza per ragioni d’ufficio, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Per dato personale si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»). Nella nozione di informazioni riservate rientrano tutti i dati, le conoscenze, gli atti e contratti, i documenti, le relazioni, gli appunti, gli studi, i disegni, le fotografie e qualsiasi altro materiale attinente all’organizzazione ed ai beni aziendali, alle operazioni commerciali e finanziarie, alle attività di ricerca e sviluppo, nonché ai procedimenti giudiziali ed amministrativi relativi all’Azienda. La loro consultazione e utilizzo all’interno dell’azienda è consentita solo se necessaria allo svolgimento dei compiti affidati, mentre la loro divulgazione ai non addetti ai lavori e a terzi, sia verbale che in qualsiasi altra forma, deve essere sempre autorizzata dalla direzione aziendale.
8.11 Qualora un collaboratore di Deoflor abbia interessi in investimenti o relazioni d’affari al di fuori dell’ambito lavorativo, che non siano compatibili con gli obblighi assunti nei confronti dell’Azienda, egli deve comunicarlo tempestivamente al responsabile del Codice Etico
9. SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI E RECLAMI
E’ attivo un meccanismo di Segnalazione Violazioni e Gestione dei Reclami che rispetta le previsioni UNGP. Tutti coloro che intendono segnalare questioni relative ad aspetti rilevanti per i Diritti Umani possono contattare responsabile degli standard Diritti Umani (marco.guenzi@deoflor.it). Per le segnalazioni ad altre previsioni del Codice Etico il referente è il responsabile del rispetto del Codice Etico (sara.ciambella@deoflor.it)
È altresì attivo un meccanismo di presentazione dei Reclami e segnalazioni in modo anonimo:
sono state posizionate 2 cassette (suggestion box) in zone non presidiate e in assenza di telecamere di sorveglianza (1 in area ristoro / zona mensa operatori, 1 in ingresso zona timbratura impiegati);
Nella Gestione dei Reclami, Deoflor:
si impegna a mantenere i dati confidenziali e a comunicarli a terzi solo con il consenso dell’interessato;
in caso di denuncia di gravi violazioni, si riserva il diritto di notificarle immediatamente alle autorità competenti;
non tiene in considerazione segnalazioni irrilevanti rispetto al Codice Etico o infondate;
affida la gestione della segnalazione ad un comitato composto dal responsabile aziendale dei Diritti Umani, dal responsabile dell’applicazione del Codice Etico e da consulenti legali esterni;
rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario e possibile, integrazioni;
da diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Tutti i Destinatari sono chiamati a vigilare sul rispetto del Codice Etico e a segnalare qualsiasi violazione dello stesso all’organismo Interno preposto. Nessuno ha l’autorità di richiedere o consentire, in qualsiasi circostanza, deroghe ai principi esposti nel presente Codice.
10. SANZIONI
Il rispetto e l’osservanza delle disposizioni del Codice Etico costituiscono precisi impegni per chiunque abbia rapporti con Deoflor e la loro violazione avrà come conseguenza l’adozione di provvedimenti disciplinari, in coerenza con le disposizioni di legge applicabili. L’Azienda si impegna ad adottare le misure sanzionatorie indistintamente per tutte le categorie di Destinatari, assicurandosi che siano eque e commisurate al tipo di violazione commessa, oltre a segnalare alle Autorità competenti le situazioni rilevanti.
I collaboratori esterni e fornitori di beni e servizi possono incorrere, in caso di violazione alle previsioni del presente Codice che accettano con la sottoscrizione dello stesso, nella sospensione o interruzione della collaborazione nei limiti previsti dalle leggi applicabili.
